岳办通字〔2013〕2号
中共南岳区委办公室
南岳区人民政府办公室
关于全区档案行政执法检查情况的通报
各乡镇、街道，区直和市管各单位：
为认真贯彻落实档案法律法规，切实履行档案行政管理部门监督职能，全面提升档案业务及管理规范化水平，推动档案事业更好地为我区经济社会发展服务，依照《档案法》以及《关于开展档案执法检查的通知》（岳办通字〔2012〕32号）要求，区档案局于日前对全区97个副科以上单位进行了档案行政执法检查。现将检查情况通报如下：
一、基本情况
此次档案行政检查主要内容是档案的组织管理、业务工作、信息化建设、保管保护设施等四个方面，通过分系统实地查看、抽检案卷、与被检查单位领导座谈交流，肯定成绩，指出不足，提出整改意见，有效保证了档案执法检查的效果。从检查的总体情况分析，各单位依法治档的意识有所增强，档案管理水平不断提高，具体表现在：
1．领导重视，档案工作制度化、规范化管理水平进一步提高。一是组织管理不断加强。公路局、检察院、烟草局、国土资源局等绝大多数单位领导对档案工作比较重视，做到了依法治档，明确了档案工作分管领导，落实了专兼职档案人员，制订了档案管理的相关制度，落实了档案资料的收集整理、归档管理和开发利用等工作，使档案工作有领导、有人员、有计划、有措施，有经费保障，为档案工作的有序开展创造了良好条件。二是档案保管条件得到改善。据统计，被检查单位中，有69个单位设置了独立的档案库房，20个单位实现了档案库房、阅览室、办公室“三室”分开，人大办、政府办、政协办、纪委、人社局等18个单位购置了档案密集架，配置了灭火器、温湿度计、空调等设备，烟草局投入12万元作为档案保管保护经费，较好地改善了档案保管条件，确保了档案安全。
2．档案资料齐全完整，档案基础业务建设进一步推进。一是基础业务建设进一步规范。政法委、公路局、国土资源局等大多数单位认真贯彻国家档案局8号令，做到了档案资料收集齐全完整、归档及时、整理规范，各种门类各种载体的档案集中统一管理，并建有完备的案卷目录和归档文件目录，便于查找和利用。二是档案信息化建设有所加强。检察院、烟草局、实验中学、附三医院等单位积极开展了档案信息化建设，配备了档案专用电脑，实现了全文数字化，有34个单位建立了文件目录数据库，国土资源局、房产处、交警大队、统计局、区一中、气象局、运管所等10个单位建立了档案信息管理平台，档案的查准率、查全率、利用率全面提高。
3．主动开发档案资源，服务意识进一步增强。各单位积极开发档案信息资源，及时提供多项档案服务，取得了良好成效。一是编辑基础资料。公路局、门票处等部分单位依据档案资料编辑了大事记、全宗说明、组织沿革、保管期限表等各类检索工具，为档案查（借）阅利用提供了方便快捷的服务。二是突出服务主题。大部分单位档案员积极参加档案业务培训和学习，努力提高档案理论水平和能力，围绕本单位的主要职能做好档案利用服务，为领导决策和各项工作的开展提供了有力依据。如国土资源局今年接待查借阅档案达265人次，利用档案卷达387卷次；公路局利用档案中的用地协议，较好地维护了单位权益。
二、存在的问题
从检查情况来看，全区档案工作取得了一些成绩，但仍存在一些薄弱环节和突出问题。
1．组织机构不健全，档案意识不强。一是无档案组织机构和人员。部分单位的领导对档案工作没有引起足够的重视，档案工作职责和任务不明确，对档案工作安排部署、督促落实不够，档案员变换频繁或没有专兼职档案员。二是档案管理制度不健全。大多数单位未按规定开展档案的收集、整理、保管、利用、移交、销毁等工作。有75个单位没有建立相关档案管理制度并上墙，大多数单位没有履行档案查借阅手续；文广新局、法院、接待处、团区委、拜殿乡、龙凤乡等单位，因档案意识淡薄、档案人员不稳定、没有履行档案移交手续等原因造成连续几年甚至二十几年档案丢失，尽管现任领导比较重视或开始重视档案工作，但造成的损失已经很难挽回。
2．部分单位档案基础设施条件较差。一是无档案室。由于办公场地紧缺等原因，统战部、法制办、拜殿乡、龙凤乡等28个单位至今没有建立档案室；自然保护区管理局、司法局、景区管理处、房产处等7 个单位档案室预留空间不足。二是档案库房不达标，存在安全隐患。大多数单位没有落实档案安全保管措施和配备相关设备，没有达到“九防”要求。史志办、住建局档案室档案资料较多，面临严重的超负荷运转问题；规划局办公用房紧张，众多业务档案资料堆积，给档案利用造成困难；纪委、组织部（综合档案室）、宣传部、林场、经科局等12个单位的档案室如同仓库，保管环境较差，不符合档案保管要求，存在一定的安全隐患。
3．对新的档案业务学习不够，档案整理不规范，档案信息化水平亟待提高。一是归档质量较低。统计局、工商联、法制办、党校、安监局、质监局等23个单位的档案资料仍大量积压，没有规范整理，只停留在收集、汇编成册阶段。少数单位存在“眉毛胡子一把抓”的现象，只要是文件，全部归档，还有不少单位沿用以往的分类整理方式，没有按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求规范整理。二是信息化水平较低。全文数据库和文件级目录近几年才开始建立，多数单位没有开展档案信息化工作，没有将档案信息化管理工作纳入本单位信息化建设规划。
4．档案的开发利用和现代化管理步伐较慢。大多数单位档案开发利用难以适应工作需要，表现出了明显的滞后和欠缺。很多单位没有编辑检索工具，没有开展编研工作，没有撰写档案利用实例，甚至没有档案查（借）阅登记和利用效果登记，检查中一些单位反映要查找某个文件简直如海底捞针。
5．档案队伍建设面临新的挑战。全区只有5个单位明确了专职档案员，大部分单位的档案人员异动频繁，不能保持相对稳定，而且没有履行档案移交手续，导致业务生疏，情况不明，不能及时完成归档任务，档案资料不完整、档案管理不规范，甚至档案遗失等现象仍然存在。
三、工作要求
为进一步搞好全区档案工作，各单位要切实提高认识，加强领导，高度重视档案工作，加大工作力度，依法有序开展档案工作，全面提高档案管理、服务水平。
1．依法加强管理。各级各部门要认真贯彻档案法律法规和区委《关于进一步加强档案工作的意见》，充分认识档案工作的重要性，建立、健全档案工作各项规章制度，将档案工作纳入单位工作计划和年终目标考核，加大投入，不断改善档案工作的基础条件，切实解决本单位档案工作中存在的问题。 特别是要加强重点建设项目档案管理。重点建设项目档案关系重大，相关牵头领导要切实担当第一责任人的责任，牵头单位要把项目档案管理与项目同步列入各阶段工作日程、列入目标管理和合同管理。
2．加强队伍建设。各级各部门应尽可能保持档案人员的相对稳定，各单位档案员要加强档案业务学习，按照相关规定认真开展档案的收集、整理、保管、利用、统计、移交、销毁等工作，使各门类各载体档案齐全完整、整理规范，并由档案室集中统一管理，使档案工作逐步实现规范化管理。
3．强化监督指导。区档案局要加大业务培训、业务指导和检查督促力度，对检查督促中发现的问题要依法进行处理，维护档案法的权威。住建局、财政局、规划局、国土资源局和重点建设项目牵头单位要认真履行职责，加强对相关文件材料收集、整理、保管、保护、移交、利用、销毁等全过程的监督与指导，推动档案管理工作健康发展。
4．切实加强整改。丢失档案的单位要认真总结教训，想方设法追回，将损失减少到最低程度。全区各部门、各单位要对档案工作进行一次全面彻底的自查自纠，要严格对照标准，认真查找问题，逐一研究对策，切实加强整改。各单位要将整改的情况形成书面材料，于
中共南岳区委办公室
南岳区人民政府办公室
2013年1月18日