通知
岳办通字〔2012〕32号
中共南岳区委办公室
南岳区人民政府办公室
关于开展档案执法检查的通知
各乡镇、街道，区直和市管各单位：
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《湖南省档案管理条例》规定，为全面贯彻落实区委《关于进一步加强档案工作的意见》和区档案工作会议精神，增强全区人民的档案法律意识，提高各相关单位档案管理水平，决定对各乡镇、街道，区直和市管各单位档案工作情况进行执法检查。现将有关事项通知如下：
一、档案执法检查的内容
贯彻落实区委《关于进一步加强档案工作的意见》和区档案工作会议精神情况，2012年度以前公务活动中直接形成的各门类和载体的档案（文书档案、科技档案、专门档案、业务档案、声像档案、实物档案、会计档案）的收集整理归档、目录输入、保管、利用等情况。
二、档案执法检查的方法步骤
（一）单位自查。2012年10月26日前各单位对照《南岳区机关事业单位档案行政执法检查评分细则》进行自查自纠，并将自查报告、自查评分表、2011年文书档案目录及相关台账资料报南岳区档案局办公室（联系人：颜朝辉，联系电话5663948）。不报、迟报者取消本年度评先评优资格。
（二）上门抽查。档案执法检查组将于11月1日开始，根据自查上报的情况进行重点抽查，具体抽查单位与时间另行通知。抽查方式：（1）听：听取检单位对档案工作情况的全面介绍；（2）看：主要查看档案保管条件、防火防盗设施配备、档案收集整理、档案利用、档案信息化等情况。（3）查：根据案卷目录等检索工具，随机抽查各门类档案。对抽查档案逐项检查，看归档材料是否收集齐全，整理归档是否规范，档案是否有涂改、伪造现象，档案是否有丢失、被盗现象等。
（三）反馈意见。对被抽查的单位，现场交换意见，对需要进行整改的，当场下达《限期整改通知书》；对其他单位，检查结束后，由检查组向被检查单位反馈检查意见。检查结果将作为评先评优依据。
（四）责任追究。对当场下达《整改通知书》，逾期不整改的，给予通报批评；对涂改、伪造档案，擅自出卖、赠送档案和造成档案丢失、损毁、被盗的严重违法行为，依法立案查处，追究单位负责人和直接责任人的责任。
三、工作要求
（一）提高思想认识。档案执法检查工作是贯彻执行档案法律法规的有效手段，是档案行政部门依法行政的重要形式，是促进各单位依法建档、管档、用档，确保档案安全与完整，是国家积累档案信息资源，提高档案管理水平的重要环节。因此，各乡镇、街道、区直和市管各单位要充分认识档案执法检查的重要性，把档案工作落到实处，常抓不懈。
（二）加强组织领导。各单位要成立档案执法检查自查工作领导小组，统筹安排单位各门类档案的自查工作，要对照检查内容进行逐项细致地自查，发现问题和不足及时整改，确保档案的安全与完整。
（三）强化检查成效。区档案执法检查组要加强对各单位档案自查工作的督促和指导，认真抽查，及时通报检查情况。要通过检查，认真总结经验教训，奖优罚劣，从而推动我区档案工作更上一个新的台阶。
附：南岳区机关事业单位档案行政执法检查评分细则
中共南岳区委办公室
南岳区人民政府办公室
2012年9月25日
附
南岳区机关事业单位档案行政执法检查评分细则
| 项目
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检 查 内 容
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底分
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评 分 标 准
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自查
得分
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检查
得分
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| 一、
组织
管理
25分
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1.贯彻落实档案工作有关文件、会议精神
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5
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认真贯彻落实区委《关于进一步加强档案工作的意见》和区档案工作会议精神，对档案工作有部署、有检查、有总结。少项扣1分/项（看资料、走访）
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| 2.档案工作列入单位议事日程
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5
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档案工作纳入了单位发展规划、年度工作计划或目标管理、明确了档案工作分管领导，切实解决了档案工作中的问题。少项扣1分/项（看资料）
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| 3.配齐配强档案员
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3
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没配档案员不计分，没保持2年以上稳定扣1分（查记录）
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| 4.保障档案工作经费
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3
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年投入少于预算经费3%的扣1-3分（看资料）
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| 5.主动接受检查、整改
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3
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对档案行政部门的检查持抵触情绪、对问题不及时整改扣2分（看资料）
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| 6.建立健全档案管理制度，并认真落实到位
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3
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建立健全了档案保管、保密、利用、统计、移交、鉴定销毁制度和岗位责任制少项扣0.5分/项，落实不到位扣1分/项（看资料）
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| 7.档案业务学习、宣传
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3
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自觉宣传档案法规，订阅档案业务报刊，参加区以上档案业务培训,及时上报档案利用案例、业务探讨文章及报表。缺项扣1分/项；有案例、文章被采用的加1分/篇（看资料，凭报刊原件加分）
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| 二、档案业务工作35分
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1.文件收集、归档完整齐全、真实、清楚
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10
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各门类、载体归档文件收集齐全（印发件、会签件）、真实、清楚5分；文件载体和书写印制材料符合档案保护要求（无红、纯蓝、铅笔字，无传真件）3分；文件归档及时2分。发现问题扣1分/项（看资料），制订了文件定期送交制度、联系催交制度加1分/项（看资料、抽查）
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| 2.档案整理规范
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10
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归档文件分类科学、反映内在联系；保管期限划分准确，备考表填写完整规范；“件”的概念把握准确；卷内文件排列有序，归档章位置正确，项目填写准确；卷内文件编号准确无误；档案卷盒封面脊背项目填写准确规范；归档文件及目录装订整齐；去除不符合要求的金属物。发现不符合标准的扣1分/处（抽查）
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| 3.档案保管规范,档案保管按要求落实到位
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8
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有档案丢失、损毁、泄密等问题扣5分/份（次），有污损、霉变、褪色、扩散、虫蛀、鼠咬现象扣0.5分/份（次）；库房温湿度没有控制在温度14～24℃，相对湿度45%～60%范围内扣1分/项；对重要档案进行了异质异地备份加1分；对需要抢救的档案及时进行了修复复制加1分（抽查、看资料）
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| 4.档案利用
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7
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有完备的档案查（借）阅手续4分，没有不计分；撰写了档案利用案例3分，没写不计分（抽查、看资料）
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| 三、信息化建设10分
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1.电子文件归档
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5
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电子文件与纸质、实物档案同步及时归档。未及时归档扣0.2分/份，扣完为止（抽查、看资料）
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| 2.档案数据库建设
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5
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建立了案卷目录、文件目录、重要档案全文数据库，并进行了备份。少一项扣1分（抽查、看资料）
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| 四、档案设施设备30分
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1.库房建设
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5
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有专用档案室，并预留能容纳五年以上档案存储空间。无专用档案室不计分，
没有预留空间扣0.5分/年（看现场）
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| 2.档案库房、阅览室、办公室三分开
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5
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档案库房、阅览室两分开计3分、未分开不计分（看现场）
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| 3.档案装具符合保管要求
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10
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档案柜架、卷盒、卷皮质量符合相关标准和要求6分，不符要求扣1分/项；档案装具满足需要4分，不能满足需要扣1-3分（现场抽查）
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| 4.配备必要的档案保护和技术设备
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10
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有灭火、防盗、避光、除尘、去湿、空调、防磁柜、温湿度监控或温湿度测试、消毒杀虫等保护设备6分，缺则扣0.5分/项；有电脑、打印、数码照相、复印、光盘刻录、装订机、扫描仪等技术设备4分，缺则扣0.5分/项（现场抽查）
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